Hinweisgebersystem

1. Zweck der Richtlinie

Die Jungeisbären Regensburg fördern den Eishockeysport auf der Grundlage von Fairness, Respekt, Verantwortung und gegenseitigem Vertrauen. Der Schutz unserer Mitglieder – insbesondere der Kinder und Jugendlichen – sowie ein sicheres und wertschätzendes Vereinsumfeld stehen im Mittelpunkt unseres Handelns.

Mit dem Hinweisgebersystem der Ratisbona Compliance („RC-Whistle“) schafft der Verein eine unabhängige und vertrauliche Möglichkeit, auf Missstände oder Fehlverhalten aufmerksam zu machen. Die anwaltliche Erstbewertung durch einen unabhängigen Dritten stärkt das Vertrauen in den Meldeprozess und trägt dazu bei, Schäden für Mitglieder, Mitarbeitende, Ehrenamtliche und den Verein frühzeitig zu verhindern oder zu begrenzen.

Das Hinweisgebersystem ergänzt die bestehenden internen Ansprech- und Meldewege. Es soll eine offene Vereinskultur fördern, in der Hinweise ernst genommen, sachlich geprüft und fair behandelt werden.

2. Anwendungsbereich

Diese Richtlinie beschreibt den Umgang mit Meldungen über tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, vereinsinterne Regelungen, Satzungen, Ordnungen oder den Verhaltenskodex der Jungeisbären Regensburg.

Sie richtet sich insbesondere an:

  • Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionsträger,
  • Trainerinnen und Trainer,
  • Mannschaftsführerinnen und Mannschaftsführer, Betreuerinnen und Betreuer,
  • haupt- und nebenberuflich Beschäftigte,
  • ehrenamtliche Helferinnen und Helfer,
  • Mitglieder, Spielerinnen und Spieler,
  • Eltern und Erziehungsberechtigte,
  • Sponsoren, Kooperationspartner, Lieferanten und Dienstleister sowie
  • alle weiteren Personen, die mit dem Verein in Verbindung stehen oder ein berechtigtes Interesse an seinem Wohlergehen haben.

3. Kenntnis oder begründeter Verdacht eines Missstands

Jede Person, die Kenntnis oder einen begründeten Verdacht eines erheblichen Fehlverhaltens oder Missstands hat, wird ausdrücklich ermutigt, diesen zu melden. Eine Meldung soll auf nachvollziehbaren Tatsachen oder Beobachtungen beruhen. Ein abschließender Beweis ist nicht erforderlich.

Meldewürdige Sachverhalte können insbesondere sein:

  • Verstöße gegen Gesetze oder behördliche Vorgaben,
  • Verstöße gegen Satzung, Ordnungen, Verhaltenskodex oder Schutzkonzept des Vereins,
  • körperliche oder psychische Gewalt, Kindeswohlgefährdung oder Vernachlässigung,
  • sexualisierte Gewalt, sexuelle Belästigung oder Grenzverletzungen,
  • Mobbing, Cybermobbing, Diskriminierung oder Machtmissbrauch,
  • Betrug, Untreue, Korruption oder Missbrauch von Vereinsvermögen,
  • Doping, Spielmanipulation oder Manipulation von Spielberechtigungen,
  • Verstöße gegen Datenschutz-, Arbeits-, Gesundheits- oder Sicherheitsvorschriften,
  • Alkohol- oder Drogenmissbrauch im Zusammenhang mit dem Vereinsbetrieb sowie
  • sonstiges vereinsschädigendes oder unethisches Verhalten.

Hinweise können zunächst über die bekannten und etablierten vereinsinternen Wege gemeldet werden, insbesondere an:

  • den Vorstand,
  • die Jugendleitung,
  • die sportliche Leitung,
  • eine Vertrauensperson oder eine für Kinderschutz zuständige Person,
  • die zuständige Trainerin oder den zuständigen Trainer beziehungsweise die Betreuung, soweit dies im Einzelfall angemessen ist.

Ist eine interne Meldung nicht möglich, nicht zumutbar oder aus Sicht der hinweisgebenden Person nicht geeignet, steht das unabhängige Hinweisgebersystem der Ratisbona Compliance zur Verfügung. Meldungen können über die digitale Meldeplattform, telefonisch oder persönlich erfolgen. Eine vertrauliche und – soweit technisch und rechtlich möglich – anonyme Kommunikation ist vorgesehen.

4. Vorsätzliche Falschmeldungen

Das Hinweisgebersystem dient dem Schutz der Mitglieder und des Vereins. Vorsätzlich falsche, bewusst unwahre oder böswillige Meldungen werden nicht geduldet.

Eine vorsätzliche Falschmeldung kann einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex oder gegen vereinsrechtliche Pflichten darstellen. Je nach Sachverhalt können vereinsrechtliche, arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder strafrechtliche Maßnahmen folgen. Irrtümliche Meldungen, die in gutem Glauben abgegeben wurden, gelten nicht als vorsätzliche Falschmeldungen.

5. Zuständigkeiten und Bearbeitung der Meldungen

Die Ratisbona Compliance nimmt eingehende Meldungen entgegen und führt auf Grundlage der übermittelten Informationen eine rechtliche und sachliche Erstbewertung durch. Bei Bedarf können Rückfragen an die hinweisgebende Person gestellt werden. Dies ist auch unter Wahrung der Anonymität möglich, sofern der gewählte Meldeweg dies unterstützt.

Auf Grundlage der Erstbewertung wird über das weitere Vorgehen entschieden. Je nach Art und Schwere des Vorwurfs, betroffenem Personenkreis und Rechtsgebiet kann die Meldung an die zuständigen Verantwortlichen des Vereins, insbesondere den Vorstand, die Jugendleitung, die sportliche Leitung oder eine für Kinderschutz zuständige Person, weitergegeben werden.

Bei der weiteren Prüfung können externe Sachverständige, Fachberatungsstellen, Rechtsanwälte oder andere geeignete Stellen hinzugezogen werden. Besteht ein hinreichender Verdacht auf eine Straftat oder eine Kindeswohlgefährdung, werden die erforderlichen rechtlichen und tatsächlichen Maßnahmen geprüft und gegebenenfalls zuständige Behörden oder Fachstellen eingeschaltet.

Die Ratisbona Compliance und der Verein stellen im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeit sicher, dass gemeldete Sachverhalte angemessen untersucht, dokumentiert und abgeschlossen werden.

Der Verein erwartet von Vorstandsmitgliedern, Führungskräften, Trainerinnen und Trainern sowie sonstigen verantwortlichen Personen, dass sie Hinweise ernst nehmen, streng vertraulich behandeln und die erforderlichen Maßnahmen zeitnah unterstützen. Eine eigenmächtige Untersuchung außerhalb des festgelegten Verfahrens ist zu vermeiden, wenn dadurch Vertraulichkeit, Beweissicherung oder Persönlichkeitsrechte gefährdet werden könnten.

6. Keine Weiterverfolgung oder Einstellung eines Verfahrens

Eine Meldung kann nicht weiterverfolgt oder ein Verfahren eingestellt werden, wenn:

  • keine ausreichenden Informationen für eine sachgerechte Prüfung vorliegen und weitere Informationen nicht erlangt werden können,
  • der gemeldete Sachverhalt offensichtlich nicht in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fällt,
  • sich die Meldung nach Prüfung als unbegründet erweist oder
  • die Meldung nachweislich vorsätzlich falsch oder böswillig abgegeben wurde.

Die Entscheidung über eine Einstellung ist nachvollziehbar zu dokumentieren. Soweit möglich und rechtlich zulässig, erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung.

7. Berichterstattung und Dokumentation

Die Ratisbona Compliance berichtet dem Vorstand der Jungeisbären Regensburg über die von ihr bearbeiteten Fälle, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Die Berichterstattung erfolgt in einer Form, die Vertraulichkeit, Persönlichkeitsrechte und das Need-to-know-Prinzip wahrt. Personenbezogene Informationen werden nur in dem Umfang weitergegeben, der für die Prüfung, Entscheidung und Umsetzung erforderlicher Maßnahmen notwendig ist.

Der Vorstand kann in angemessenen Abständen anonymisierte oder aggregierte Informationen zur Wirksamkeit des Hinweisgebersystems erhalten. Rückschlüsse auf einzelne Personen dürfen dabei nicht möglich sein, soweit keine rechtliche Notwendigkeit besteht.

8. Schutz und Rechte der hinweisgebenden Person

Die Identität hinweisgebender Personen wird vertraulich behandelt. Informationen zur Identität werden nur den Personen zugänglich gemacht, die diese für die Bearbeitung des Hinweises zwingend benötigen oder zu deren Kenntnisnahme eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben handeln, dürfen wegen ihrer Meldung keine Benachteiligung, Einschüchterung oder sonstige Repressalie erfahren. Entsprechende Benachteiligungen können selbst Gegenstand einer Meldung sein.

Ein Schutz kann insbesondere dann eingeschränkt oder ausgeschlossen sein, wenn:

  • eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung gegenüber Gerichten, Strafverfolgungsbehörden oder anderen zuständigen Stellen besteht,
  • eine Meldung vorsätzlich falsch, wider besseres Wissen oder böswillig erfolgt oder
  • die Meldung selbst eine Straftat oder einen erheblichen Verstoß darstellt, beispielsweise eine Bedrohung oder vorsätzliche Verleumdung.

Hinweisgebende Personen bleiben für eigenes Fehlverhalten verantwortlich. Die Abgabe einer Meldung führt nicht automatisch zu einer Befreiung von möglichen vereinsrechtlichen, arbeitsrechtlichen oder gesetzlichen Folgen.

Ist die hinweisgebende Person mit dem Ergebnis oder der Bearbeitung nicht einverstanden, kann sie sich erneut über das Hinweisgebersystem an die Ratisbona Compliance wenden.

9. Schutz und Rechte betroffener oder beschuldigter Personen

Auch die Rechte der von einer Meldung betroffenen oder beschuldigten Personen sind zu schützen. Bis zum Abschluss der Prüfung gilt die Unschuldsvermutung. Alle Beteiligten haben Anspruch auf eine faire, objektive und vertrauliche Behandlung.

Betroffene Personen werden über die gegen sie gerichteten Vorwürfe informiert, sobald und soweit dies rechtlich zulässig ist und der Untersuchungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Die Information kann insbesondere aufgeschoben werden, wenn andernfalls Beweise vernichtet, Zeugen beeinflusst oder Ermittlungen behindert werden könnten.

Betroffene Personen erhalten grundsätzlich Gelegenheit zur Stellungnahme. Sie können sich wegen des Verfahrens an den Vorstand oder an die Ratisbona Compliance wenden. Datenschutzrechtliche Auskunfts- und Beteiligungsrechte bleiben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bestehen.

10. Datenschutz und Vertraulichkeit

Alle im Zusammenhang mit einer Meldung erlangten Informationen werden streng vertraulich behandelt. Personenbezogene Daten der hinweisgebenden, betroffenen oder sonst beteiligten Personen werden ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften verarbeitet.

Zugriff auf Informationen erhalten nur diejenigen Personen, die sie für die Entgegennahme, Erstbewertung, Prüfung, Entscheidung oder Umsetzung erforderlicher Maßnahmen benötigen (Need-to-know-Prinzip).

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des Hinweises, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Für das Hinweisgebersystem sind ergänzende Datenschutzinformationen bereitzustellen, insbesondere zu Verantwortlichen, Rechtsgrundlagen, Empfängern, Speicherfristen und Betroffenenrechten.

Die Vertraulichkeit kann eingeschränkt sein, wenn eine gesetzliche Offenlegungspflicht besteht oder die Weitergabe für die Abwehr erheblicher Gefahren, den Schutz von Kindern und Jugendlichen oder die Verfolgung von Straftaten erforderlich ist.

11. Schutz von Kindern und Jugendlichen (Safe Sport)

Die Jungeisbären Regensburg tragen eine besondere Verantwortung für den Schutz der ihnen anvertrauten Kinder und Jugendlichen. Ihr körperliches und seelisches Wohl hat im Vereinsbetrieb höchste Priorität.

Der Verein duldet insbesondere keine Form von:

  • körperlicher oder psychischer Gewalt,
  • sexualisierter Gewalt, sexueller Belästigung oder Grenzverletzungen,
  • Vernachlässigung,
  • Mobbing oder Cybermobbing,
  • Diskriminierung,
  • Machtmissbrauch durch Trainerinnen und Trainer, Betreuende, Funktionsträger oder andere Personen.

Das Hinweisgebersystem dient ausdrücklich auch der Meldung von Sachverhalten, die das Wohl von Kindern und Jugendlichen betreffen. Kinder und Jugendliche sollen Hinweise möglichst gemeinsam mit einer vertrauten erwachsenen Person abgeben können; eine Meldung ist jedoch nicht davon abhängig.

Alle verantwortlichen Personen im Verein sind verpflichtet, Anzeichen oder Hinweise auf mögliche Kindeswohlgefährdungen ernst zu nehmen und unverzüglich an eine geeignete Stelle weiterzugeben. Sie dürfen Verdachtsfälle nicht eigenmächtig verharmlosen oder ausschließlich informell behandeln.

Besteht der Verdacht einer Kindeswohlgefährdung oder einer Straftat gegen Minderjährige, werden unverzüglich geeignete Schutzmaßnahmen geprüft. Soweit erforderlich, werden externe Fachberatungsstellen, das Jugendamt, Strafverfolgungsbehörden oder andere zuständige Stellen einbezogen.

Die Jungeisbären Regensburg orientieren sich an den Grundsätzen von Safe Sport sowie an den Präventions- und Schutzstandards des organisierten Sports. Soweit ein gesondertes Schutzkonzept des Vereins besteht, ist dieses ergänzend anzuwenden.

12. Ansprechpartner und Meldewege

Hinweise können über vereinsinterne Ansprechpartner oder über die unabhängige Meldestelle der Ratisbona Compliance abgegeben werden.

12.1 Vereinsinterne Ansprechpartner

  • Vorstand: [Name / Funktion / Kontaktdaten einfügen]
  • Jugendleitung: [Name / Funktion / Kontaktdaten einfügen]
  • Sportliche Leitung: [Name / Funktion / Kontaktdaten einfügen]
  • Vertrauens- oder Kinderschutzperson: [Name / Funktion / Kontaktdaten einfügen]

12.2 Unabhängige Meldestelle

Ratisbona Compliance („RC-Whistle“)

Meldungen können auf Wunsch anonym erfolgen. Für Rückfragen und Rückmeldungen sollte die hinweisgebende Person den bei der Meldung eingerichteten Kommunikationskanal regelmäßig prüfen.

Bei akuter Gefahr für Leib oder Leben, einem laufenden Übergriff oder einer sonstigen Notlage ist unverzüglich der Notruf oder die zuständige Behörde zu kontaktieren. Das Hinweisgebersystem ersetzt keine Notfallhilfe.

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